Mejla in fakturan, låt Tidrapport läsa av den, attestera i mobilen och koppla kostnaden till rätt projekt. Ingen faktura betalas utan att någon har haft koll på den – och betydligt mindre tid vid datorn.

Leverantörsfakturor har en tendens att betalas utan att någon riktigt har granskat dem. De kommer in på mejl, någon skriver ut, någon annan ska godkänna, och när fakturan väl är betald är det ingen som riktigt vet vilket projekt kostnaden hörde till. Det är precis det vi vill ändra på med Leverantörsfakturor i Tidrapport.

Fakturan hittar in själv
Vidarebefordra fakturamejlet till faktura@tidrapport.nu – eller ladda upp en eller flera PDF:er på webben – så läser Tidrapport av fakturan automatiskt: leverantör, fakturanummer, belopp, moms, förfallodatum, bankgiro och OCR. Har fakturan en QR-kod används den, och systemet lär sig era leverantörer för varje faktura som passerar. Samma faktura som kommer in två gånger stoppas innan den registreras.

Rätt person får den direkt
Står ert namn som referens på fakturan tilldelas den automatiskt till rätt attestant, som får ett mejl om att det finns en faktura att titta på. Glöms den bort skickar Tidrapport en påminnelse – ni bestämmer själva hur ofta.

Attestera i mobilen, mellan två jobb
Attestanten öppnar fakturan i appen, ser PDF:en och beloppet, och godkänner eller avvisar med en kommentar. Det tar sekunder – ute på bygget, i bilen eller vid fikabordet. Behöver ni fler ögon på större belopp går attesten i upp till tre nivåer. Administratören ser hela tiden vad som väntar, vad som är attesterat och vad som är betalt, och kan markera hela buntar som betalda på en gång.

Kostnaden hamnar på rätt projekt
En attesterad faktura kopplas till ett eller flera projekt, till ett fordon i körjournalen eller till en maskin i KMA-registret. Då syns kostnaden där den hör hemma – i projektets ekonomi, bredvid tiden och materialet – redan innan fakturan är betald. Så får ni en snabb överblick över företagets kostnader – utan att vänta på bokföringen.

Så kommer ni igång
Funktionen ingår i Tidrapport och aktiveras under "Mitt företag → Inställningar → Fakturering → Leverantörsfakturor". Slå på attestflödet, välj antal nivåer och börja mejla in fakturor.

Se filmen om hur flödet fungerar – på en minut. Vill ni ha en genomgång? Hör gärna av er!